| QUAND | QUI | QUOI |
|---|---|---|
| Date de la réunion du Comité d’experts |
Comité d’experts | Le Comité d’experts examine attentivement la demande de financement et prend une décision. |
| Dans les 15 jours ouvrables suivant la réunion |
Personnel du PCJ | Le personnel du PCJ communique par écrit la décision du Comité d’experts. |
| Dans les 15 jours ouvrables suivant la réception de la lettre de décision |
Tous les bénéficiaires de financement | Examiner et retourner l’Entente de financement signée au PCJ. |
| Dans les 12 mois suivant la signature de l’Entente de financement |
Bénéficiaires de financement pour l’élaboration d’une cause type | Compléter l’élaboration de la cause type. Soumettre le rapport final, le rapport financier final et tout document afférent. |
| Bénéficiaires de financement pour un litige ou une intervention juridique | Déposer des documents introductifs d’instance auprès de la cour ou du tribunal. Soumettre un rapport d’étapes et tout document afférent au PCJ. | |
| Au moins 7 jours avant que des documents soient déposés auprès de la cour ou du tribunal |
Bénéficiaires de financement pour un litige ou une intervention juridique | Fournir au PCJ une copie de ces documents (tout mémoire, argument juridique, etc.). |
| Dans les 7 jours ouvrables suivant la réception d’une décision de la cour ou du tribunal |
Bénéficiaires de financement pour un litige ou une intervention juridique | Fournir au PCJ une copie de la décision. |
| À tous les 12 mois après la signature de l’Entente de financement | Bénéficiaires de financement pour un litige ou une intervention juridique | Soumettre un rapport d’étape d’activités au PCJ. |
| À tous les 6 mois après qu’une prolongation soit accordée | Bénéficiaires de financement pour l’élaboration d’une cause type ayant reçu une prolongation |
Soumettre un rapport d’étape d’activités au PCJ. |
| Périodiquement tout au long de l’affaire financée | Tous les bénéficiaires de financement | Soumettre une demande de déboursement du compte en fiducie ou fidéicommis en utilisant le formulaire de soumission de factures du PCJ. |
| À la fin de l’affaire financée | Tous les bénéficiaires de financement | Soumettre le rapport final d’activités et tout document afférent, le rapport financier final, y compris toute facture finale, et retourner les fonds inutilisés au PCJ. |
Recevoir les fonds du PCJ
Les demandeurs à qui le Comité d’experts octroie du financement recevront une lettre du Programme de contestation judiciaire (PCJ) les avisant de la décision. Cette lettre inclura une Entente de financement signée par le PCJ. Le bénéficiaire de financement est tenu d’examiner la lettre, l’Entente de financement (y compris toutes ses annexes) et les Lignes directrices pour s’assurer qu’il accepte toutes les conditions liées au financement. Cette lettre indiquera également au bénéficiaire le conseiller ou la conseillère juridique du PCJ qui agira en tant que personne-ressource pour le dossier.
Dans les 15 jours ouvrables suivant la réception des documents, le bénéficiaire devra retourner une version complétée et signée de l’Entente de financement ainsi que ses annexes par courrier électronique à sa personne-ressource au PCJ. L’entente signée étant le contrat formel entre le PCJ et le bénéficiaire, le bénéficiaire et toute personne agissant en son nom doivent se conformer à ses obligations. Le non-respect des obligations de financement par un bénéficiaire peut entraîner un réexamen formel du financement, tel que décrit dans les Lignes directrices.
Après avoir reçu l’Entente de financement signée, le PCJ transférera les fonds au compte en fiducie ou fidéicommis identifié par le bénéficiaire. Les fonds doivent demeurer dans le compte en fiducie ou fidéicommis de l’avocat ou l’avocate du bénéficiaire jusqu’à ce que le PCJ approuve les dépenses et autorise par écrit le déboursement des fonds du compte, conformément aux Lignes directrices.
Gérer les fonds du PCJ
Les Lignes directrices régissent la façon dont les bénéficiaires de financement doivent gérer et rendre compte de leur utilisation des fonds du PCJ. Celles-ci font partie du contrat entre le PCJ et le bénéficiaire de financement. Les bénéficiaires sont tenus de se conformer à toutes les obligations énoncées dans les Lignes directrices, faute de quoi ils pourraient perdre leur financement. Bien qu’elles soient très similaires, chaque volet du PCJ a son propre ensemble de Lignes directrices en matière de financement.
- Lignes directrices – Volet des droits en matière de langues officielles
- Lignes directrices – Volet des droits de la personne
Les Lignes directrices sont incorporées par renvoi dans chaque Entente de financement. Elles peuvent être modifiées à l’occasion par les Comités d’experts. Dans le cas où un Comité d’experts modifie ses Lignes directrices, le PCJ en informera tous les bénéficiaires de financement et leur fournira la nouvelle version. Toute mise à jour des Lignes directrices est également publiée sur le site Web du PCJ.
Facturation
Une fois qu’une affaire a été choisie pour un financement par le PCJ et que le travail sur le dossier est en cours, le bénéficiaire de financement peut périodiquement demander au PCJ d’approuver les dépenses et d’autoriser le déboursement des fonds du compte en fiducie ou fidéicommis de l’avocat ou l’avocate, en utilisant les formulaires du PCJ. Afin d’être admissibles au remboursement, les dépenses doivent servir à faire avancer la cause type telle qu’approuvée par le Comité d’experts. Les dépenses doivent avoir été engagées à compter de la date d’entrée en vigueur du financement.
Le PCJ ne rembourse pas les coûts associés à la préparation d’une demande de financement ou ceux associés aux activités liées à l’éducation du public, au développement communautaire, aux activités promotionnelles, au lobbying, aux activités politiques ou aux médias.
Des exemples de dépenses admissibles sont fournis dans les Lignes directrices. Celles-ci incluent généralement les coûts liés à la recherche et à la rédaction juridiques, à la consultation communautaire, à l’élaboration de preuves, aux frais juridiques et à d’autres coûts liés à la présentation de l’affaire devant les tribunaux. Celles-ci peuvent également inclure les dépenses liées à l’accessibilité. (Lorsqu’un bénéficiaire a demandé et reçu un financement aux fins d’accessibilité, ces dépenses peuvent être déboursées à partir de cette enveloppe.)
Le PCJ a fixé le taux horaire maximum facturable pour les honoraires professionnels admissibles à un remboursement à 250 $ de l’heure (avant taxes).
Le PCJ ne peut que rembourser les frais de voyage liés aux causes types conformément à sa Directive sur les frais de voyage. En général, seuls les frais de voyage pour participer à une audience au tribunal pour laquelle la présence en personne est requise peuvent être remboursées. Le PCJ ne rembourse pas le temps de déplacement des avocats ou des consultants.
Lorsqu’ils demandent le remboursement de dépenses spécifiques par le PCJ, les bénéficiaires sont tenus de soumettre une demande de remboursement à leur personne-ressource du PCJ. Pour ce faire, le bénéficiaire doit remplir le Formulaire de soumission de factures, ainsi que fournir une preuve des dépenses, et soumettre le tout au PCJ pour approbation. La preuve des dépenses peut inclure, par exemple, une facture pour les services rendus ou une copie des reçus.
À tout moment au cours de l’affaire, nous vous encourageons à contacter votre personne-ressource du PCJ si vous avez des questions sur l’admissibilité de dépenses spécifiques. En cas de doute, il est toujours préférable de prendre contact avant qu’une dépense ne soit engagée, afin de vérifier qu’elle sera éligible à être remboursée à partir des fonds du PCJ.
Retenues
Le PCJ structure le financement de manière à garantir que certaines étapes soient franchies. À cette fin et tel qu’indiqué dans les Lignes directrices, les fonds du PCJ sont assujettis aux retenues suivantes :
| RETENUE DE 25 % | RETENUE DE 5 % | |
|---|---|---|
| Financement pour l’élaboration d’une cause type | Jusqu’à ce que tous les rapports finaux soient été reçus et approuvés par le PCJ. |
s.o. |
| Financement pour le litige | Jusqu’à la conclusion de l’audience sur le fond de la cause (ou, dans le cas d’une demande d’autorisation d’appel, que la décision sur la demande soit rendue). | Jusqu’à ce que tous les rapports finaux soient reçus et approuvés par le PCJ. |
| Financement pour une intervention juridique | Jusqu’à la conclusion de l’audience de l’intervention (ou, dans le cas d’une demande d’autorisation d’intervenir, que la décision sur la demande soit rendue). | Jusqu’à ce que tous les rapports finaux soient reçus et approuvés par le PCJ. |
| Financement aux fins d’accessibilité | Le PCJ n’impose aucune retenue dans le cadre d’un financement aux fins d’accessibilité. | Le PCJ n’impose aucune retenue dans le cadre d’un financement aux fins d’accessibilité. |
Rapports
Les bénéficiaires doivent tenir le PCJ informé de l’évolution de leur dossier financé. Pour ce faire, ils doivent soumettre des rapports d’étapes d’activités annuels à leur personne-ressource. Le premier rapport doit être soumis 12 mois après la signature de l’Entente de financement.
Comme les dossiers d’élaboration de cause type doivent être complétés dans un délai de 12 mois, à moins qu’une prolongation vous ait été accordée, il n’est généralement pas nécessaire de soumettre un rapport d’étape. Dans l’éventualité où une prolongation vous a été accordée, votre personne-ressource au PCJ vous informera des obligations en matière de rapport liées à ce changement.
En plus de devoir rendre compte de leurs activités sur une base annuelle, les bénéficiaires sont tenus d’informer le PCJ des mises à jour ou changements importants concernant la cause financée. Cela inclut notamment de fournir au PCJ tout document appelé à être déposé auprès du tribunal au moins sept (7) jours avant son dépôt et une copie de toute décision rendue dans l’affaire financée dans les sept (7) jours ouvrables suivant sa publication.
Dès que possible après la conclusion de la cause financée, les bénéficiaires sont tenus de soumettre au PCJ un rapport final d’activités et un rapport financier final, ainsi que les documents supplémentaires requis décrits à la partie D du formulaire de rapport final. Ces rapports doivent être préparés à partir des formulaires de rapport du PCJ.
Si vous avez des questions concernant vos obligations de faire rapport ou pour fournir une mise à jour sur votre dossier, veuillez communiquer avec votre personne-ressource du PCJ.
Financement supplémentaire
Les bénéficiaires ayant initialement reçu une somme moindre que le montant maximal pour leur domaine de financement et qui, au cours du projet, font face à des besoins exigeant plus de ressources financières peuvent soumettre une demande de financement supplémentaire (tel que le prévoit l’article 4 des Lignes directrices applicables).
À titre d’exemple, si un bénéficiaire qui a initialement reçu 75 000 $ pour mener un litige en première instance constate avoir besoin de plus d’argent pour pouvoir présenter sa cause à l’audience, il peut soumettre une demande de financement supplémentaire. Si la cause est financée par le volet des droits en matière de langues officielles, le bénéficiaire pourrait obtenir jusqu’à 75 000 $ de plus puisque le plafond est établi à 150 000 $. Si la cause relève plutôt du volet des droits de la personne, le financement supplémentaire pourrait atteindre 125 000 $ puisque la limite maximale est fixée à 200 000 $.
Pour soumettre une demande de financement supplémentaire, les bénéficiaires doivent le faire par écrit en remplissant le formulaire approprié. La demande doit inclure une explication détaillée des raisons justifiant un financement supplémentaire ainsi qu’une proposition de budget à jour. Comme pour toutes les autres demandes de financement, c’est le Comité d’experts pertinent qui évalue les demandes et prend la décision d’octroyer ou non un financement supplémentaire ainsi que le montant accordé, le cas échéant.
Financement extraordinaire
Dans le cadre d’un financement de litige de première instance, les bénéficiaires qui ont obtenu le montant maximum pour cette catégorie et qui, au cours de la cause, font face à des circonstances exceptionnelles exigeant plus de ressources financières pour compléter la cause peuvent faire une demande de financement extraordinaire (tel que le prévoit l’article 5 des Lignes directrices).
Pour soumettre une demande de financement extraordinaire, les bénéficiaires doivent le faire par écrit en remplissant le formulaire approprié. La demande doit inclure une explication détaillée des circonstances exceptionnelles justifiant l’obtention d’un financement extraordinaire ainsi qu’une proposition de budget à jour. Dans ce contexte, les circonstances exceptionnelles désignent des mesures extraordinaires et inattendues au cours d’un litige qui sont devenues nécessaires pour permettre à la cause d’être poursuivie aux fins pour lesquelles elle a été financée. À titre d’exemple, ces circonstances exceptionnelles peuvent comprendre des motions ou requêtes importantes et inattendues ou des appels interlocutoires.
Comme pour toutes les autres demandes de financement, c’est le Comité d’experts pertinent qui évalue les demandes et prend la décision d’octroyer ou non un financement supplémentaire ainsi que le montant accordé, le cas échéant.